与AI一起工作：交办、核对、串联

1.把工作拆开，才能交办

“把这次活动的筹备交给AI”是做不到的，但“写活动通知初稿”“把参与者的问题按类型归类”“做一份物品检查清单”是可以交给它的。工作拆得越细，哪些部分AI擅长、哪些部分必须由人来做，就看得越清楚。

对每个部分问两个问题：这一部分的核心是不是语言模式（初稿、摘要、整理、格式转换）？出错时损失大不大（金额、日期、承诺、对人的判断）？先把第一个问题答“是”、第二个问题答“否”的部分交出去，失败的风险低，节省的时间却很多。

2.四种协作方式

与AI一起工作的方式大致可以分为四种。同一件事，根据情况换一种方式，结果就会更好。

• 初稿撰写者：AI写第一稿，人来修改——省去对着空白屏幕发呆的时间。但为了不被初稿牵着走，要先定好自己的核心观点
• 审阅者：AI来批评人写的东西——让它找出遗漏的论点、别扭的句子和反方观点。这是既守住自己的想法、又提高质量的方式
• 点子伙伴：展开多种可能性——标题候选、解决办法、问题清单。多要一些，由人来挑
• 学习助手：请它讲解不懂的概念、出练习题——第10讲详细介绍

• 错误: 帮我写一份策划书。（把AI初稿几乎原样提交）正确: 策划书的三行核心观点由自己先写好，让AI打磨结构和句子，再让它以审阅者的角色找出弱点，加以完善。思考的核心由人把握，AI帮助表达和检查，成果才真正属于你。

3.重复的工作做成模板

每周要写的周报、每天要回复的客户咨询、每次开完会都要整理的会议记录，像这样重复的工作，事先做好提示词模板效果很大。一个打磨好的提示词每次都能给出同等质量的结果，还能分享给别人用。

好的模板会把不变的部分（角色、格式、条件）和每次都变的部分（资料、日期）分开，变的部分用方括号标出来。每当结果不满意时，就把模板稍微改一改，几周后它就几乎不需要再动了。

4.审阅交办结果的检查表

交给AI的部分交回来后，不要直接用，先简短地检查一下。事先定好检查表，每次都能按同样的标准快速查看；多人一起工作时，审阅的质量也能保持一致。

检查的关键在于分清“AI新生成的东西”和“来自我所给资料的东西”。来自资料的内容，只要看它与原文是否相符；如果冒出了资料里没有的数字、日期、人名或承诺，就要最先核对这些部分。

• 事实：日期、金额、地点、人名是否与原始资料一字不差
• 新冒出的内容：有没有混进我没给的数字、承诺或引文
• 遗漏的内容：必须包含的项目（报名方法、截止时间、咨询方式等）有没有漏掉
• 语气和对象：语气是否适合读者，有没有容易引起误解的表述
• 信息保护：对外发布的文字里有没有混进个人信息或内部资料

5.自动化与由人核对的环节

提示词模板稳定后，还可以更进一步，把多个步骤串联起来。比如建立“咨询邮件分类 → 按类型生成回复初稿 → 人工审阅 → 发送”这样的流程，人只需专注于审阅。如果所用的办公工具内置了AI功能，搭建这样的串联会比较容易。

自动化的关键是事先决定“在哪里由人核对”。对外发出的东西（发给客户的邮件、公开发布的内容）、难以撤回的事（付款、删除、合同）、影响他人的判断（评价、选拔），在这些环节之前一定要安排人工核对。只有在模板非常简单、出错损失很小时，才考虑不经核对、全程自动运行。